专业能力知识要点:常见的企业采购漏洞及其解决方法

  • 来源: 健康管理师网
  • 2019-09-17
  • 责编: 健康管理李老师
  采购是一个企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。然而,当前的社会现状,造成了越是大企业的采购管理,在实际中采购漏洞时常出现。下文就由职业资格报名工作网为您介绍几种常见的采购漏洞及其解决方法。

  采购管理中应该注意的问题及解决方法:采购是供应链当中的一个重要环节,它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言,将正确的原材料和半成品以正确的价格,正确的质量在正确的时间送到正确的地点,是至关重要的。

  在实际操作中,要把采购当成供应链的一部分进行管理。那么该如何杜绝企业采购漏洞呢?

  一、采购流程细分、采购责任细分

  我们知道采购活动通常分为几个步骤:采购计划、市场调查、货比三家(三字古义为多)、讨价还价(议价)、选择供应商、合同草签、合同审批、下单订货、货物验收、品质检验、生产反馈、货款结算。不少小企业,这一系列流程活动几乎是一人承担,责任自然也在一个人身上。采购员在整个采购活动中拥有绝对的权力。采购员与供应商之间有地下交易,是十分方便的事情。

  如果我们把以上流程活动分派给不同的岗位员工担任,控制就变得非常简单了。生产单位下达采购计划,市场调查、货比三家由一个岗位承担;讨价还价由一个岗位承担;选择供应商与合同草签由一个岗位承担;合同审批由二至三个管理岗位承担;下单订货由一个岗位承担;货物验收、品质检验、生产反馈本来就是不同岗位在承担,不过是他们的责任更明确;货款结算这一环节千万不能让采购员承担,由供应商按流程直接到结算中心结算。整个采购活动仍然连贯在一起,只不过责任细分到了不同的岗位。供应商再想行贿其中的某一个员工没有意义,行贿全体采购流程上的所有岗位员工相当复杂、相当困难!任何一个稍具商业头脑的人都不会再去琢磨歪门邪道的事儿了,降低成本、保质保量,按合同供货就成了他唯一的选择。

  二、严格挑选采购人员

  公司将采购权限下放给各生产单位,但采购人员的任用权控制在公司手上。用人单位可以提报人选,但最终是否选用,还得公司总裁说了算(审批),防止采、用人员串通一气。在企业内部又增加了一道防火墙。

  三、严格控制采购过程

  当我们将采购活动按流程细分之后,控制采购过程就变得相对简单。所有市场调查、货比三家、讨价还价的信息资料都必须按规定上报存档。合同管理、供应商管理更是只能加强,不能放松。除了货物验收、品质检验、生产反馈在时时监督采购活动成果之外,公司还要另设监察审计部门进行重点监控。所有采购人员的所有采购活动都在双向监督之下。采购人员的任何不法举动都可能被及时发现。

  四、所有采购都可追踪

  由于整个采购流程上的每一个活动都有档案记录,任何一项采购结果没有达成目的,都可以迅速查明问题出在哪一个环节,责任人基本上难逃“法眼”。

  五、采购品质决定绩效

  以往采购员一人大包大揽的采购方式,由于采购员是亲信,即使采购物品出了问题,往往都是不了了之。可谓买多买少一个样,买好买坏一个样。说白了就是工资照拿,回扣照吃。现在不一样了。采购数量是采购人员计算基本工资的主要指标,但采购品质才是决定采购人员工作绩效的KPI(关键绩效指标)。并且我们还要加大绩效奖金的比重。比如说,绩效奖金至少占到采购人员工资总额的百分之五十或更多。让采购质量成为采购人员工资收入的决定因素。
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